Asystentka szefa - część 2 czyli jak w sposób taktowny przerwać spotkanie?

lipca 18, 2019

Asystentka szefa - część 2 czyli jak w sposób taktowny przerwać spotkanie?

Wiem , że bardzo dawno mnie tu nie było ale totalny brak czasu i mały urlop uniemożliwiły mi pojawiać się tu częściej. Ale nie ma tego złego , zdjęcia zrobione i niedługo będę zasypywać Was beauty recenzjami kosmetycznymi. Dziś kolejny post z cyklu "Asystentka szefa"

 Temat jaki dziś chciałabym poruszyć to : Jak taktownie przerwać spotkanie szefa? Wiele lat pracowałam na tym stanowisku i mam nadzieję, że moje doświadczenie   komuś się przyda;)

Wiele razy zdarzyło mi się wejść do gabinetu podczas narady, spotkania czy prowadzenia rozmowy telefonicznej przez moją Boss. Często też moje koleżanki i koledzy prosili bym albo wywołała Boss do sekretariatu albo weszła po podpis. Nie ukrywam, że początkowo miałam z tym straszny problem . Jak zareaguje Boss, czy będzie zła, czy w ogóle wypada? Z czasem nauczyłam się odróżniać rzeczy ważne i ważniejsze.

Jaki może być powód zakłócenia spotkania? otóż kilka...

1.Odebranie bardzo ważnego telefonu (np. od władz wyższych nad naszym/naszą Boss)

2.  Podpis na bardzo ważnym dokumencie 

3. Interwencja w ważnej sprawie

4. Zażegnanie konfliktu wewnątrz firmy

5. Bardzo ważny niespodziewany "gość"

6. Wyjście na  inne bardzo ważne umówione spotkanie...

Dlaczego nie powinnaś czuć się winna przerwania spotkania? Otóż jesteś w firmowym "centrum dowodzenia" i rzecz jasna , że większość spraw po prostu nie przejdzie bezpośrednio do Boss nie zahaczając o sekretariat.  pamiętaj, że do twoich zadań należy między innymi prowadzenia kalendarza spotkań i spraw twojego zwierzchnika więc jednoznacznie ujmując jesteś jakby pośrednikiem w załatwianiu wszystkich spraw z Boss. Nie ukrywajmy, twoja praca w dużej mierze ułatwia pracę innym.

Po prostu staraj się być taktowna. Weź dwa głębokie wdechy , zapukaj i grzecznie przeproś bo:

1. potrzebujesz bardzo pilnego podpisu,

2. przypominasz o kolejnym bardzo ważnym spotkaniu,

3.poinformuj o kolejnym "ważnym" gościu, który czeka 

Współpraca z Boss...warto ustalić konkretne zasady by obie strony nie były zestresowane czy zdenerwowane zaistniałymi sytuacjami: Dogadaj się z Boss że:

1. Boss zawsze na komputerze będzie miała otwarty komunikator i w każdej chwili wyślesz jej wiadomość z ważna informacją,

2. Na pięć/dziesięc minut przed wyjściem lub kolejnym spotkaniem wejdziesz do gabinetu by przekazać przypomnienie,

3. Jeśli komunikator nie wypali po prostu wyślij Boss smsa z informacją.

Wiele wydarzeń też kształtuje sytuację i nie zawsze nasze wszelkie założenia wypala. Ale na to nie mamy większego wpływu. 

Jestem ciekawa jakie sa Wasze odczucia, może miałyście podobne sytuacje albo po prostu podzielcie się swoimi wrażeniami;) Ja mam dla was wiele śmiesznych historii z pracowania na Tym stanowisku;)